Btw terugvragen als ondernemer: zo werkt het

Als ondernemer betaal je vaak btw over zakelijke aankopen. Denk aan een laptop, software, materialen of advies. Die betaalde btw mag je onder voorwaarden aftrekken van de btw die je aan klanten hebt berekend.

Dit heet btw terugvragen of aftrekken als voorbelasting. In dit artikel lees je wanneer dat mag en hoe je het verwerkt in je btw-aangifte.

Wat betekent btw terugvragen?

De btw die je aan leveranciers betaalt over zakelijke kosten, heet voorbelasting. Deze voorbelasting verreken je in je btw-aangifte met de btw die je zelf aan klanten hebt berekend.

Een eenvoudig voorbeeld:

1. Je hebt € 1.000 btw aan klanten berekend.
2. Je hebt € 300 aftrekbare btw over zakelijke kosten betaald.
3. Je draagt € 700 af aan de Belastingdienst.

Heb je meer aftrekbare btw betaald dan je aan klanten hebt berekend? Dan krijg je het verschil meestal terug.

Lees meer over wat voorbelasting is en hoe je die verwerkt.

Wanneer mag je btw terugvragen?

Je mag btw terugvragen als je aan de belangrijkste voorwaarden voldoet.

1. Je bent ondernemer voor de btw

Je moet door de Belastingdienst worden gezien als ondernemer voor de omzetbelasting. Dat staat los van de vraag of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting.

2. De aankoop is zakelijk

De uitgave moet voor je onderneming zijn gedaan. Over een volledig privéaankoop mag je geen btw terugvragen. 

Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, zoals een telefoon of laptop? Dan mag je alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken.

3. Je gebruikt de aankoop voor btw-belaste omzet

Gebruik je de aankoop voor diensten of producten waarover je btw berekent? Dan is btw-aftrek meestal mogelijk.

Lever je alleen btw-vrijgestelde diensten, bijvoorbeeld binnen bepaalde delen van de zorg of het onderwijs? Dan mag je de btw over bijbehorende kosten meestal niet terugvragen.

4. Je hebt een juiste factuur of geldig aankoopbewijs

Je moet kunnen aantonen hoeveel btw aan jou in rekening is gebracht. Meestal heb je daarvoor een factuur nodig die aan de factuureisen voldoet.

Bewaar facturen en bonnetjes daarom goed in je administratie.

Welke btw kun je meestal terugvragen?

Je kunt vaak btw terugvragen over zakelijke uitgaven zoals:

• apparatuur en gereedschap;
• software en zakelijke abonnementen;
• kantoorartikelen;
• marketing en een zakelijke website;
• materialen en voorraad;
• advies van een boekhouder of andere zakelijke dienstverlener;
• zakelijke telefoon- en internetkosten;
• onderhoud en gebruik van zakelijke bedrijfsmiddelen.

Gebruik je een aankoop deels privé? Trek dan alleen de btw af over het zakelijke gebruik.

Wil je per kostensoort weten wat wel en niet mag? Bekijk dit uitgebreide overzicht over btw terugvragen als zzp’er en welke kosten je mag aftrekken.

Welke btw mag je niet terugvragen?

Je mag in ieder geval geen btw terugvragen over:

• privéaankopen;
• kosten voor btw-vrijgestelde of niet-belastbare omzet;
• eten en drinken dat je in een horecagelegenheid gebruikt;
• uitgaven waarvoor je geen geldig bewijs hebt;
• bepaalde relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen;
• kosten waarop geen btw staat.

Staat er geen btw op een factuur, zoals vaak bij bankkosten of verzekeringen? Dan valt er ook geen btw terug te vragen.

Let op: btw aftrekken is iets anders dan kosten aftrekken bij de inkomstenbelasting. Een uitgave kan voor de inkomstenbelasting deels aftrekbaar zijn, terwijl je de btw niet mag terugvragen.

Hoe vraag je btw terug?

Btw terugvragen doe je via je btw-aangifte.

Stap 1. Verzamel je verkoop- en inkoopfacturen

Controleer hoeveel btw je in het aangiftetijdvak aan klanten hebt berekend en hoeveel aftrekbare btw leveranciers aan jou in rekening hebben gebracht.

Stap 2. Controleer welke btw aftrekbaar is

Bekijk per uitgave of deze zakelijk is, wordt gebruikt voor btw-belaste omzet en met een juiste factuur kan worden onderbouwd.

Stap 3. Vul de voorbelasting in

In je btw-aangifte vul je de aftrekbare voorbelasting in bij rubriek 5b. Deze wordt afgetrokken van de btw die je over je omzet moet betalen.

Stap 4. Verstuur je aangifte

Na de berekening zie je of je btw moet betalen of terugkrijgt. De Belastingdienst maakt een teruggaaf normaal gesproken over naar het rekeningnummer dat bij de Belastingdienst bekend is.

Lees ook het volledige stappenplan voor btw-aangifte doen als zzp’er.

Kun je btw over aanloopkosten terugvragen?

Ook btw over kosten die je vóór de officiële start van je onderneming maakte, kan aftrekbaar zijn. Denk aan marktonderzoek, advies, een website of eerste bedrijfsmiddelen.

Je moet wel kunnen aantonen dat de uitgaven zijn gedaan met het doel om een onderneming te starten en dat je ze gebruikt voor btw-belaste activiteiten.

Bewaar daarom ook facturen en bonnetjes uit je voorbereidingsperiode. Lees meer over aanloopkosten terugvragen bij je eerste btw-aangifte.

Kun je buitenlandse btw terugvragen?

Buitenlandse btw neem je niet zomaar op als voorbelasting in je Nederlandse btw-aangifte.

Heb je btw betaald in een ander EU-land en hoef je daar geen btw-aangifte te doen? Dan kun je onder voorwaarden een afzonderlijk teruggaafverzoek indienen via de Nederlandse Belastingdienst.

Heb je btw betaald in een land buiten de EU? Dan vraag je bij de belastingdienst van dat land na of en hoe je die belasting kunt terugvragen.

Btw terugvragen en de KOR

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan bereken je geen btw aan klanten en doe je meestal geen btw-aangifte.

Daar staat tegenover dat je de btw over zakelijke kosten en investeringen niet mag terugvragen. Verwacht je een grote aankoop te doen? Neem dit dan mee voordat je voor de regeling kiest.

Lees meer over de kleineondernemersregeling en wanneer die slim kan zijn.