Btw terugvragen als ondernemer: zo werkt het

Koop je als zzp’er spullen of diensten voor je bedrijf? Grote kans dat je daar btw over betaalt. Goed nieuws: die btw kun je in veel gevallen terugvragen. In dit artikel lees je precies wanneer dat mag, hoe het werkt en waar je op moet letten. Slim geregeld, want het kan je flink wat geld schelen.

Wanneer mag je btw terugvragen? 

Als ondernemer draag je btw af over je omzet, maar je mag ook btw terugvragen over zakelijke kosten. De Belastingdienst noemt dat ‘voorbelasting aftrekken’. 

Je mag btw terugvragen als je voldoet aan deze 3 voorwaarden: 

• Je gebruikt de aankoop voor je onderneming 
• Je hebt daadwerkelijk btw betaald 
• Je hebt een factuur die voldoet aan de regels van de Belastingdienst 

Let op: gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan mag je geen btw terugvragen. 

Zakelijk of privé? Zo deel je het slim op 

Soms gebruik je iets zowel zakelijk als privé. In dat geval mag je alleen het zakelijke deel van de btw terugvragen. 

Voorbeeld: Je koopt een laptop van € 1.000 (waarvan € 210 btw) en gebruikt ’m 70% voor je werk. Dan mag je € 147 btw terugvragen (70% van € 210). 

Dit zijn voorbeelden van aankopen waar je btw op kunt terugvragen (mits zakelijk gebruikt): 

• Laptops, telefoons en andere elektronica 
• Kantoorartikelen en meubilair 
• Zakelijke software en tools 
• Gereedschap of materialen 
• Zakelijke reizen en vervoer 

Zo werkt btw terugvragen 

Btw terugvragen doe je via je btw-aangifte. De meeste ondernemers doen elk kwartaal aangifte. Het werkt zo: 

1. Tel de btw op die je hebt ontvangen van je klanten
2. Trek daar de btw vanaf die je zelf hebt betaald (de voorbelasting) 
3. Het verschil draag je af of krijg je terug van de Belastingdienst 

Je kunt btw-aangifte doen via: 

• Het portaal van de Belastingdienst;
• Je boekhoudsoftware, zoals het Knab Boekhoud­pakket;
• Je boekhouder.

Veelvoorkomende kosten waarover je btw kunt terugvragen 

1. Auto en vervoer 

Rijd je zakelijk? Dan kun je btw terugvragen over: 

• Aanschaf van een zakelijke auto (21%) 
• Brandstof en onderhoud (21%) 
• Openbaar vervoer voor zakelijke ritten (9%) 

Gebruik je de auto ook privé? Dan mag je alleen het zakelijke percentage van de btw terugvragen. 

2. Maaltijden en koffie 

• Btw op zakelijke lunches en diners mag je niet volledig terugvragen 
• Je mag wél 80% van de kosten als bedrijfskosten aftrekken 
• Koffie en thee op kantoor? De btw kan je volledig terugvragen 
• Eten gekocht in de supermarkt voor een zakelijke lunch? Btw volledig terug te vragen 

3. Kantoorartikelen en apparatuur 

De btw is meestal volledig terug te vragen op: 

• Computers, telefoons en printers 
• Kantoormeubelen 
• Software en digitale tools 

4. Trainingen en opleidingen 

• Btw op werkgerelateerde cursussen: terug te vragen 
• Btw op algemene trainingen zonder link met je werk: niet terug te vragen 

5. Marketing en promotie 

• Online en offline advertenties 
• Drukwerk en promotionele items 
• Website, hosting en domeinnaam 
• Relatiegeschenken (tot € 227 per relatie per jaar) 

Buitenlandse btw terugvragen 

Heb je in een ander EU-land btw betaald? Ook die kun je terugvragen – maar wel op een andere manier dan bij je reguliere aangifte. 

Zo werkt het: 

1. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk 
2. Dien een verzoek in via het EU-btw-teruggaafformulier 
3. De Belastingdienst stuurt jouw aanvraag door naar het juiste EU-land 
4. Dat land betaalt de btw aan jou terug

5 veelgemaakte btw-fouten 

1. Privékosten aftrekken als zakelijk 
   De Belastingdienst checkt dit scherp. 
2. Geen geldige bon of factuur bewaren 
   Zonder juiste factuur geen teruggave. 
3. Te laat aanvragen bij buitenlandse btw 
   Deadlines gemist? Dan ben je te laat. 
4. Onrealistische verdeling tussen privé en zakelijk 
   Zorg dat je de verhouding goed onderbouwt. 
5. Factuurvereisten negeren 
   Een goede factuur bevat onder andere:
   • Naam en btw-nummer van leverancier;
   • Factuurdatum en leverdatum;
   • Omschrijving van de dienst of het product;
   • Bedragen exclusief, inclusief en het btw-bedrag.

Maak btw terugvragen makkelijk voor jezelf 

Of je nu net begint of al jaren onderneemt: btw terugvragen is een slimme manier om kosten te drukken. Zorg dat je administratie op orde is, verdeel privé en zakelijk netjes, en voorkom veelgemaakte fouten.