Voorbelasting: Hoe werkt het en hoe vraag je het terug?

Als zzp’er krijg je te maken met btw. Niet alleen bij het factureren aan je klanten, maar ook bij je eigen zakelijke uitgaven. De btw die je betaalt over zakelijke kosten heet voorbelasting en in veel gevallen kun je die terugvragen bij de Belastingdienst. Maar hoe werkt dat precies? In dit artikel lees je er meer over.

Wat is voorbelasting?

Voorbelasting is de btw die je betaalt over zakelijke uitgaven. Denk aan de btw op de factuur van je laptop, zakelijke lunch of huur van je kantoorruimte. Als ondernemer mag je deze btw onder voorwaarden aftrekken in je btw-aangifte.

Een simpel voorbeeld: Je koopt een zakelijke laptop van € 1.210, waarvan € 210 btw is. Die € 210 kun je als voorbelasting terugvragen bij de Belastingdienst.

Welke kosten vallen onder voorbelasting? 

Denk daarbij aan kosten die je voor je bedrijf maakt, zoals: 

• laptop of bureaustoel; 
• telefoon- en internetkosten; 
• marketing- en advertentiekosten; 
• zakelijke lunch; 
• huur van een kantoor. 

Twijfel je of een kostenpost onder voorbelasting valt? Check de website van de Belastingdienst of overleg met je boekhouder. 

Check de regels van de Belastingdienst 

Niet alle kosten komen in aanmerking voor btw-teruggave. De Belastingdienst hanteert duidelijke regels, zoals: 

• Het moeten zakelijke uitgaven zijn. Privé-aankopen tellen niet mee. 
• Je moet een correcte factuur hebben met een btw-bedrag. Zonder factuur kun je de btw niet terugvragen. 
• Als je in een btw-vrijgestelde sector werkt - zoals onderwijs of zorg - mag je geen voorbelasting aftrekken. 
• Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, zoals een telefoon? Dan mag je alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken. 

Hoe vraag je voorbelasting terug? 

Het terugvragen van voorbelasting gaat via je btw-aangifte. Onderstaande stappen zijn daarbij essentieel. 

1. Bewaar je facturen 
   Zorg dat je alle facturen met btw netjes bewaart. In je administratie moet duidelijk zijn welke btw je hebt betaald. 
2. Noteer de btw in je boekhouding 
   In je boekhoudpakket of Excel-overzicht geef je per factuur aan hoeveel btw je hebt betaald. 
3. Verwerk de voorbelasting in je btw-aangifte 
   Bij het invullen van je btw-aangifte vul je de betaalde btw in bij het veld ‘voorbelasting’. Dit bedrag wordt afgetrokken van de btw die je aan klanten hebt gefactureerd. 
4. Indienen en verrekenen 
   Na het indienen van je btw-aangifte verreken je het saldo. Heb je meer voorbelasting betaald dan ontvangen btw? Dan krijg je het verschil terug van de Belastingdienst.  

Veelgemaakte fouten bij voorbelasting 

Het terugvragen van voorbelasting klinkt eenvoudig, maar er zijn valkuilen. Dit zijn de meest voorkomende fouten: 

• Btw aftrekken zonder factuur – De Belastingdienst accepteert alleen facturen met een duidelijk btw-bedrag. Bonnetjes zonder btw-specificatie gelden niet. 
• Privékosten invoeren – Alleen zakelijke uitgaven komen in aanmerking. Twijfel je? Dan kun je beter overleggen met een boekhouder. 
• Vergeten correcties door te voeren – Gebruik je iets deels privé, zoals je auto of telefoon? Dan moet je een correctie doorvoeren en alleen de zakelijke btw aftrekken. 
• Te laat btw terugvragen – Je kunt btw alleen terugvragen in het kwartaal waarin je de factuur hebt ontvangen. Wacht hier dus niet te lang mee.  

Wat als je te veel voorbelasting aftrekt? 

Het kan gebeuren dat je per ongeluk te veel btw hebt teruggevraagd. Bij grote fouten kun je een suppletie-aangifte doen via de Belastingdienst.  

Slim omgaan met voorbelasting 

Voorbelasting kan je flink wat belastingvoordeel opleveren, zolang je het goed bijhoudt en correct verwerkt in je btw-aangifte. Met een goed online boekhoudprogramma en een slimme administratie voorkom je fouten en zorg je ervoor dat je geen btw misloopt.