Bedrijfsmiddelen voor ondernemers: zo haal je het maximale uit je investeringen

Als ondernemer investeer je regelmatig in spullen voor je bedrijf. Maar wat telt precies als bedrijfsmiddel? En hoe haal je er fiscaal het meeste uit? In dit artikel lees je hoe je zakelijke bezittingen slim verwerkt in je boekhouding én maximaal profiteert van aftrekposten.

Wat zijn bedrijfsmiddelen eigenlijk? 

Bedrijfsmiddelen zijn alle zakelijke bezittingen die je langer dan een jaar gebruikt voor je onderneming. Denk aan computers, meubilair, machines, software en bedrijfswagens. Ook immateriële zaken zoals patenten, vergunningen en goodwill vallen hieronder.

Let op: het gaat niet om spullen die je inkoopt om te verkopen (dat is voorraad), maar om middelen die je nodig hebt om je bedrijf draaiende te houden. 

Welke bedrijfsmiddelen kun je als zzp'er aftrekken? 

Goed nieuws: vrijwel alle zakelijke investeringen zijn aftrekbaar van je winst. Zolang je het middel maar zakelijk gebruikt. Een paar voorbeelden: 

• Je laptop voor administratie en werk
• Je smartphone voor zakelijke gesprekken 
• Een camera voor productfoto’s
• Een koffiemachine waarmee je koffie zet voor je klanten
• Je bedrijfsauto of -fiets 

Let op: Gebruik je iets deels privé? Dan trek je alleen het zakelijke deel af. Gebruik je je laptop 70% zakelijk, dan mag je 70% van de kosten opvoeren.

Afschrijven of in één keer aftrekken? 

Of je een bedrijfsmiddel in één keer mag aftrekken, hangt af van de prijs (excl. btw):

Onder € 450: Je mag de kosten in het jaar van aankoop volledig aftrekken. Denk aan een headset, muis of bureaustoel.

Boven € 450: Dan moet je het middel afschrijven over meerdere jaren. Je verdeelt de kosten over de verwachte gebruiksduur.

Voorbeeld:
Je koopt een laptop van € 1.200. Gebruik je die 3 jaar, dan schrijf je elk jaar € 400 af (als de restwaarde € 0 is).

Slimme fiscale regeling: Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) 

De KIA is een extra aftrekpost voor ondernemers die investeren in bedrijfsmiddelen. In 2025 geldt:

• Tot € 2.900: geen recht op KIA
• € 2.900 – € 70.602: 28% extra aftrek
• € 70.602 – € 130.744: vast bedrag van € 19.769
• € 130.744 – € 392.230: € 19.769 min 7,56% van het bedrag boven € 130.744
• Boven € 392.230: geen KIA meer

Voorbeeld:
Je investeert € 10.000. Je mag dan € 2.800 extra aftrekken bovenop de gewone kosten.

Hoe bepaal je de afschrijvingstermijn? 

De Belastingdienst geeft geen vaste termijnen, maar hanteert als richtlijn: maximaal 20% per jaar. Je kiest dus een realistische termijn, gebaseerd op aanschafprijs, verwachte levensduur en eventuele restwaarde. 

Enkele voorbeelden: 

• Computers/software: 3 - 5 jaar
• Inventaris: 5 jaar
• Vervoermiddelen: 5 - 7 jaar
• Bedrijfspand: 30 - 50 jaar

Wil je sneller afschrijven dan normaal? Dan moet je kunnen onderbouwen waarom dat nodig is. Check voor meer informatie op de site van de Belastingdienst. 

Btw terugvragen op bedrijfsmiddelen 

Ben je btw-plichtig? Dan mag je de btw op zakelijke aankopen terugvragen. Dat geldt ook voor bedrijfsmiddelen.

Koop je tweedehands van een bedrijf mét btw? Dan kun je die btw ook terugvragen. Bij een aankoop van een particulier kan dat niet.

Bedrijfsmiddelen of voorraad: wat is het verschil? 

Voorraad en bedrijfsmiddelen worden vaak verward. Het verschil is simpel: 

Voorbeeld:
Een kleermaker koopt een naaimachine én stoffen. De naaimachine is een bedrijfsmiddel, de stoffen zijn voorraad.

Zo houd je overzicht over je bedrijfsmiddelen 

Een goede administratie helpt je bij je belastingaangifte en geeft inzicht in je investeringen. Voor elk middel boven € 450 noteer je:

• Aanschafdatum 
• Aanschafbedrag (excl. btw) 
• Omschrijving van het bedrijfsmiddel 
• Gekozen afschrijvingsduur
• Restwaarde 
• Jaarlijkse afschrijving Tweedehands bedrijfsmiddelen: net zo aftrekbaar

Tweedehands bedrijfsmiddelen: slim en aftrekbaar

Waarom zou je altijd nieuw kopen? Tweedehands bedrijfsmiddelen zijn vaak een stuk goedkoper, verliezen minder snel hun waarde en zijn ook nog eens beter voor het milieu. Hergebruik is niet alleen duurzaam, maar ook praktisch als je net start of bewust omgaat met je investeringen.

Het fijne is: ook tweedehands bedrijfsmiddelen mag je gewoon aftrekken van je winst. Je gebruikt daarvoor de aankoopprijs als uitgangspunt voor de afschrijving.

Let er wel op dat je het aankoopbewijs bewaart – ook als je iets van een particulier koopt. Dat voorkomt gedoe achteraf.

3 praktische tips voor jouw bedrijfsmiddelen 

1. Plan slim: Investeer je veel? Verspreid je uitgaven over twee kalenderjaren om onder de KIA-grens te blijven.
2. Maak een jaarlijkse inventarisatie: Wat gebruik je nog? Wat kan weg? Dit helpt bij je investeringsplanning.
3. Gebruik een goed boekhoudprogramma: Met het Knab Boekhoudprogramma houd je eenvoudig overzicht over je bedrijfsmiddelen en afschrijvingen, zonder administratieve rompslomp.