Kwitantie maken: zo doe je dat goed

Met een kwitantie bevestig je dat iemand een bedrag heeft betaald. Dat is handig bij een contante betaling, een incidentele klus of wanneer een klant om een betaalbewijs vraagt.

Een kwitantie is alleen niet altijd een vervanging voor een factuur. Ben je als ondernemer verplicht een factuur te sturen? Dan moet het document aan de officiële factuureisen voldoen.

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie is een schriftelijk of digitaal bewijs dat een betaling is ontvangen. Het document wordt daarom meestal na de betaling afgegeven.

Een factuur is juist een verzoek om te betalen. Die verstuur je vóórdat of kort nadat je een product of dienst levert.

Kort samengevat:

Factuur: dit bedrag moet nog worden betaald.

Kwitantie: dit bedrag is betaald.

Soms kan één document beide functies hebben. Het moet dan wel alle gegevens bevatten die voor jouw situatie verplicht zijn.

Wanneer gebruik je een kwitantie?

Een kwitantie kan handig zijn:

• bij een contante betaling;
• wanneer een particuliere klant een betalingsbewijs wil;
• bij een incidentele vergoeding aan een particulier;
• bij verkoop van een tweedehands zakelijk product;
• wanneer een vereniging of organisatie een losse vergoeding uitbetaalt.

Lever je als ondernemer goederen of diensten aan een andere ondernemer? Dan moet je normaal gesproken een factuur sturen. Gebruik een kwitantie dan niet om de factuureisen te omzeilen.

Bekijk wat er op een officiële factuur voor zzp’ers moet staan.

Kun je een kwitantie maken zonder KVK-nummer?

Ja. Een particulier kan een kwitantie maken voor incidenteel uitgevoerd werk of een losse verkoop. Je hebt daarvoor niet automatisch een KVK-nummer nodig.

Dat betekent niet dat de inkomsten belastingvrij zijn. Verdiensten uit een losse klus kunnen bijvoorbeeld vallen onder inkomsten uit overig werk. Voer je regelmatig zelfstandig betaalde werkzaamheden uit? Dan kan sprake zijn van een onderneming en moet je mogelijk inschrijven bij KVK.

Of je btw moet berekenen, hangt af van de vraag of je ondernemer bent voor de btw. Een KVK-inschrijving en btw-ondernemerschap zijn daarbij niet precies hetzelfde.

Welke gegevens zet je op een kwitantie?

Vermeld minimaal:

• het woord ‘kwitantie’;
• een herkenbaar volg- of referentienummer;
• de datum waarop je de kwitantie maakt;
• de datum van betaling;
• jouw naam en adres;
• de naam en het adres van de betaler;
• een duidelijke omschrijving van de prestatie;
• het ontvangen bedrag;
• de betaalwijze;
• eventueel een handtekening.

Maak duidelijk of het bedrag inclusief btw is, zonder btw is betaald of dat geen btw van toepassing is.

Is de kwitantie ook een btw-factuur? Voeg dan alle verplichte factuurgegevens toe, waaronder je btw-identificatienummer, KVK-nummer, factuurnummer en uitsplitsing van het bedrag en de btw.

Voorbeeld van een kwitantie

Pas het voorbeeld aan je eigen situatie aan. Vermeld nooit zonder controle dat geen btw van toepassing is.

Kwitantie maken in Word of Excel

Je mag een kwitantie maken in Word, Excel, een boekhoud­programma of op papier. Er bestaat geen verplicht model.

Een digitaal sjabloon heeft wel voordelen:

• je vergeet minder snel gegevens;
• je kunt documenten doorlopend nummeren;
• je bewaart ze makkelijk bij je administratie;
• je kunt de kwitantie direct als pdf versturen.

Zorg dat het document achteraf niet onduidelijk kan worden aangepast. Bewaar ook bewijs van de betaling, zoals de banktransactie.

Moet je btw vermelden op een kwitantie?

Ben je ondernemer voor de btw en is je prestatie belast? Dan moet je btw berekenen en correct administreren. Wanneer de kwitantie als factuur dient, gelden de bijbehorende factuureisen.

Doe je mee aan de KOR of lever je een vrijgestelde dienst? Zet dan geen btw-bedrag op het document. Vermeld zo nodig dat een vrijstelling van toepassing is.

Ben je een particulier en geen btw-ondernemer? Dan bereken je geen btw. Je inkomsten kunnen nog steeds meetellen voor de inkomstenbelasting.