Kwitantie maken: zo doe je dat als zzp’er

Als zzp’er krijg je regelmatig te maken met betalingen. Vaak verstuur je een factuur, maar soms is een kwitantie handiger of zelfs nodig. Bijvoorbeeld bij een contante betaling. Maar hoe stel je een geldige kwitantie op? En wat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur?

Wat is een kwitantie? 

Een kwitantie is een schriftelijk bewijs van betaling. Het bevestigt dat een klant jou heeft betaald voor een product of dienst. Dit is vooral handig bij contante betalingen, zodat zowel jij als je klant een bewijs hebt. 

Let op: een kwitantie is géén factuur. Je mag een kwitantie alleen gebruiken als de betaling al is voldaan. Een factuur daarentegen wordt vaak vooraf verstuurd en vermeldt een betalingstermijn. 

Wanneer gebruik je een kwitantie? 

In deze situaties is een kwitantie vooral nuttig: 

• Bij contante betalingen – Vooral handig als je klant geen pin- of overboekingsbewijs heeft. 
• Voor kleine bedragen – Vaak gebruikt bij eenmalige of kleinschalige transacties. 
• Voor particuliere klanten – Een klant hoeft geen factuur met btw, maar wil soms wel een betalingsbewijs. 

Hoe maak je een kwitantie? 

Je kunt op verschillende manieren een kwitantie maken: 

• Via een online boekhoudprogramma, zoals het Knab Boekhoudpakket; 
• In een word- of Excel-template; 
• Op papier. 

Het is belangrijk dat je deze gegevens vermeldt: 

• Datum van betaling 
• Naam en adres van de betaler 
• Jouw naam en bedrijfsgegevens 
• Beschrijving van de geleverde dienst of het product 
• Het betaalde bedrag (inclusief of exclusief btw) 
• Vermelding of er btw is inbegrepen 
• Optioneel: Handtekening van de ontvanger 

Btw op een kwitantie 

Als je als zzp’er btw-plichtig bent, moet je btw berekenen en dat vermelden op je facturen. Maar bij een kwitantie ligt dat anders. 

• Zakelijke klanten - Vermeld het btw-bedrag en je btw-nummer. 
• Particuliere klanten - Je hoeft de btw niet apart te vermelden, zolang het totaalbedrag inclusief btw is. 
• Vrijgesteld van btw - Dan hoeft er geen btw op de kwitantie te staan. Bijvoorbeeld in de zorg of onderwijs. 

Verschil tussen kwitantie en factuur 

Een kwitantie wordt nog wel eens verward met een factuur. Toch is het iets anders. Een kwitantie is een ‘eenvoudig’ betalingsbewijs. Een factuur is een officieel document dat je ook voor de btw-aangifte gebruikt. Maar er zijn nog een aantal verschillen. 

Bewaar je kwitantie 

Voor de Belastingdienst geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt ook voor kwitanties die je als betalingsbewijs gebruikt. Zorg ervoor dat je ze dus goed opslaat; online of ouderwets op papier.