Exploitatiebegroting maken: zo werkt het

Met een exploitatiebegroting schat je hoeveel omzet, kosten en winst je bedrijf in een toekomstige periode heeft. Zo ontdek je of je plannen financieel haalbaar zijn en hoeveel omzet je nodig hebt om voldoende te verdienen.

Een exploitatiebegroting is een vast onderdeel van het financiële plan. Je maakt hem meestal voor één tot drie jaar en werkt hem bij wanneer je prijzen, kosten of verwachtingen veranderen.

Wat is een exploitatiebegroting?

Een exploitatiebegroting is een overzicht van de verwachte opbrengsten en kosten van je onderneming. De basisberekening is:

verwachte omzet – verwachte kosten = verwacht bedrijfsresultaat

De begroting laat zien of je onderneming naar verwachting winstgevend is. Hij zegt nog niet op welk moment het geld daadwerkelijk op je rekening binnenkomt of wordt afgeschreven. Daarvoor gebruik je een liquiditeitsbegroting.

Waarom maak je een exploitatiebegroting?

Met een exploitatiebegroting kun je:

• beoordelen of je bedrijfsidee financieel haalbaar is;
• berekenen hoeveel klanten of opdrachten je nodig hebt;
• je prijzen of uurtarief onderbouwen;
• controleren of je vaste kosten niet te hoog zijn;
• verschillende scenario’s vergelijken;
• financiële tegenvallers eerder herkennen;
• je plan onderbouwen bij een financieringsaanvraag.

Ook als je al onderneemt, blijft de begroting nuttig. Vergelijk je werkelijke cijfers regelmatig met je verwachtingen en pas je plannen aan wanneer omzet of kosten anders uitvallen.

Hoe maak je een exploitatiebegroting?

Stap 1. Bereken je verwachte omzet

Bepaal hoeveel producten, uren, abonnementen of opdrachten je verwacht te verkopen. Vermenigvuldig dit met je verkoopprijs exclusief btw.

Maak je verwachting zo concreet mogelijk. Gebruik bijvoorbeeld:

• het aantal declarabele uren;
• je gemiddelde uurtarief;
• het aantal verwachte klanten;
• je gemiddelde orderwaarde;
• seizoensverschillen;
• bestaande offertes of contracten.

Gebruik bij voorkeur meerdere scenario’s, bijvoorbeeld voorzichtig, realistisch en gunstig.

Stap 2. Bereken je inkoopwaarde

Verkoop je producten of heb je directe kosten per opdracht? Trek deze dan van je omzet af.

Voorbeelden zijn:

• ingekochte producten;
• grondstoffen;
• verpakkingen;
• ingehuurde hulp per opdracht;
• transactiekosten per verkoop.
• Omzet min inkoopwaarde is je brutowinst.

Stap 3. Noteer je bedrijfskosten

Zet vervolgens je overige zakelijke kosten op een rij. Denk aan:

• huur;
• software;
• verzekeringen; 
• telefoon en internet; 
• vervoer; 
• marketing; 
• administratie; 
• opleidingen;
• abonnementen;
• advieskosten.

Maak onderscheid tussen vaste en variabele kosten. Vaste kosten blijven grotendeels gelijk. Variabele kosten stijgen of dalen mee met je omzet.

Stap 4. Verwerk afschrijvingen

Koop je een bedrijfsmiddel dat meerdere jaren meegaat? Dan neem je meestal niet de volledige aanschafprijs in één jaar als kosten op. Je verdeelt de kosten via afschrijvingen over de gebruiksduur.

Lees meer over bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Stap 5. Bereken je verwachte resultaat

Trek alle kosten af van je brutowinst. Het bedrag dat overblijft is je verwachte bedrijfsresultaat vóór inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Bij een eenmanszaak is dit niet automatisch hetzelfde als je besteedbare privé-inkomen. Je moet nog rekening houden met belastingen, verzekeringen, pensioen en privé-uitgaven.

Voorbeeld van een exploitatiebegroting

Een zelfstandig adviseur verwacht:

• 1.000 declarabele uren;
• een gemiddeld tarief van € 80;
• € 80.000 omzet;
• € 18.000 bedrijfskosten;
• € 2.000 afschrijvingen.

De verwachte winst vóór belasting is dan:

€ 80.000 – € 18.000 – € 2.000 = € 60.000

De ondernemer kan vervolgens beoordelen of dit resultaat voldoende is voor belasting, privé-inkomen, pensioen en een buffer.

Neem je btw op in de exploitatiebegroting?

In een exploitatiebegroting werk je normaal gesproken met bedragen exclusief btw, wanneer je de btw kunt verrekenen.

Ontvang je btw van klanten? Dan is dat geen omzet voor je onderneming. Betaal je aftrekbare btw over kosten? Dan is die btw geen bedrijfskostenpost.

Kun je btw niet aftrekken, bijvoorbeeld door een vrijstelling of deelname aan de KOR? Dan kan de betaalde btw wel onderdeel van je kosten zijn.

Verschil tussen exploitatie- en liquiditeitsbegroting

Een exploitatiebegroting laat zien of je winst verwacht. Een liquiditeitsbegroting laat zien of je op ieder moment genoeg geld op je rekening hebt.

Je kunt winst maken en toch tijdelijk geld tekortkomen, bijvoorbeeld doordat klanten laat betalen of je een investering direct moet afrekenen.

Tips voor een realistische begroting

1. Onderbouw je omzet met aantallen en prijzen.
2. Houd rekening met vakantie, ziekte en niet-declarabele uren.
3. Vergeet kleine, terugkerende abonnementen niet.
4. Neem prijsstijgingen mee.
5. Maak een voorzichtig scenario.
6. Werk je begroting minstens enkele keren per jaar bij.
7. Vergelijk je begroting met je werkelijke resultaten.

Je exploitatiebegroting hoort bij een breder financieel plan. Bekijk hoe je een compact ondernemingsplan maakt.