Kostprijs berekenen: zo bepaal je wat je product echt kost

De kostprijs is het bedrag dat het jou kost om één product te maken of één dienst te leveren. Pas wanneer je die kosten kent, kun je bepalen welke verkoopprijs voldoende ruimte biedt voor winst.

Vergeet je indirecte kosten, niet-declarabele uren of waardevermindering van machines? Dan lijkt een product of opdracht winstgevender dan die werkelijk is.

In het kort

Tel alle directe kosten per product of opdracht op. Verdeel daarna een passend deel van je indirecte en vaste bedrijfskosten over het verwachte aantal producten, opdrachten of declarabele uren.

De kostprijs is nog niet je verkoopprijs. Boven op de kostprijs voeg je een winstmarge toe. Daarna bereken je waar nodig btw.

Wat is de kostprijs?

De kostprijs bestaat uit alle kosten die nodig zijn om een product of dienst te leveren.

Bij een product gaat het bijvoorbeeld om materiaal, productie, verpakking, arbeid en een deel van de huur en machines.

Bij een dienst bestaat de kostprijs vooral uit je tijd, software, werkplek, verzekering, administratie en andere bedrijfskosten.

Wat is het verschil tussen directe en indirecte kosten?

Directe kosten kun je rechtstreeks aan één product, klant of opdracht koppelen. Denk aan grondstoffen, ingekochte producten, verpakking of speciaal voor een project ingehuurde hulp.

Indirecte kosten horen bij je volledige onderneming. Voorbeelden zijn huur, administratie, verzekeringen, algemene software en afschrijving op machines.

Je verdeelt deze indirecte kosten met een logische verdeelsleutel, bijvoorbeeld per product, gewerkt uur, machine-uur of percentage van de omzet.

Wat is het verschil tussen vaste en variabele kosten?

Vaste kosten veranderen op korte termijn nauwelijks wanneer je meer of minder verkoopt. Denk aan huur, verzekeringen en vaste softwareabonnementen.

Variabele kosten bewegen mee met je productie of verkoop. Verkoop je meer producten, dan gebruik je bijvoorbeeld meer materiaal en verpakking.

Een kostenpost kan indirect én variabel zijn. Houd de begrippen dus niet voor hetzelfde.

Hoe bereken je de kostprijs per product?

Een eenvoudige formule is:

directe kosten per product + aandeel indirecte kosten = kostprijs per product

Stel dat je jaarlijks 2.000 producten verwacht te verkopen. Je vaste en indirecte bedrijfskosten bedragen samen € 20.000.

Het aandeel indirecte kosten per product is dan:

€ 20.000 ÷ 2.000 = € 10

Bedragen materiaal, productie en verpakking samen € 18 per product? Dan is de integrale kostprijs:

€ 18 + € 10 = € 28

Wat als je minder verkoopt dan verwacht?

De verdeling van je vaste kosten hangt af van het aantal producten dat je verwacht te verkopen.

Verkoop je in het voorbeeld geen 2.000 maar 1.000 producten? Dan bedragen de indirecte kosten per product geen € 10, maar € 20. De kostprijs stijgt daardoor naar € 38.

Maak daarom een voorzichtige, realistische en gunstige berekening. Zo zie je hoeveel invloed je verkoopvolume op je kostprijs heeft.

Hoe bereken je de kostprijs van een dienst?

Bepaal eerst hoeveel uren je per jaar werkelijk aan klanten kunt factureren. Trek vakantie, ziekte, administratie, acquisitie en andere niet-declarabele tijd af.

Tel daarna je jaarlijkse bedrijfskosten en een passende vergoeding voor je eigen arbeid bij elkaar op. Deel dit bedrag door het aantal declarabele uren.

Een vereenvoudigde formule is:

jaarlijkse kosten en arbeidsvergoeding ÷ declarabele uren = kostprijs per uur

Wil je bijvoorbeeld € 50.000 beschikbaar hebben voor je eigen arbeid en bedragen je bedrijfskosten € 20.000? Bij 1.000 declarabele uren bedraagt de kostprijs € 70 per uur, nog vóór je winstmarge en btw.

Hoe verwerk je machines en bedrijfsmiddelen?

Een machine of computer die meerdere jaren meegaat, neem je meestal niet volledig in de kostprijs van het eerste jaar op.

Je verdeelt de aanschafkosten via afschrijvingen over de gebruiksduur. Vervolgens verdeel je die jaarlijkse afschrijving over de producten, opdrachten of machine-uren waarvoor je het middel gebruikt.

Neem daarnaast onderhoud, energie, reparaties en verwachte stilstand mee.

Lees meer over bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Hoe bereken je de verkoopprijs?

Voeg eerst je gewenste winstmarge aan de kostprijs toe. Bereken daarna het toepasselijke btw-tarief.

Let op het verschil tussen een opslag en een marge.

Bij een kostprijs van € 80 en een opslag van 25% wordt de verkoopprijs exclusief btw € 100. De winst van € 20 is vervolgens 20% van de verkoopprijs.

Wil je echt een winstmarge van 25% op de verkoopprijs? Dan bereken je:

€ 80 ÷ 0,75 = € 106,67

Welke invloed heeft de markt op je verkoopprijs?

Je kostprijs bepaalt wat je minimaal moet verdienen. De waarde voor de klant en prijzen van concurrenten bepalen mede wat de markt accepteert.

Ligt je kostprijs boven een haalbare verkoopprijs? Dan moet je niet automatisch je marge schrappen. Onderzoek of je kosten kunt verlagen, efficiënter kunt produceren, je aanbod kunt aanpassen of een andere doelgroep kunt kiezen.

Gebruik daarvoor ook je concurrentieanalyse.

Hoe houd je rekening met inflatie en prijsstijgingen?

Werk je berekening regelmatig bij. Materiaal, energie, huur, salarissen en verzekeringen kunnen stijgen.

Neem in langlopende offertes op hoe je omgaat met uitzonderlijke prijsstijgingen. Bij terugkerende dienstverlening kun je een jaarlijkse prijsindexatie afspreken.

Wacht niet totdat je marge volledig is verdwenen voordat je prijzen aanpast.

Kostprijs en exploitatiebegroting

Je kostprijs laat zien wat één product of uur kost. Een exploitatiebegroting laat zien hoeveel omzet, kosten en winst je over een volledige periode verwacht.

Gebruik beide berekeningen samen. Daarmee zie je hoeveel producten, uren of opdrachten je moet verkopen om je kosten te dekken en voldoende resultaat te behalen.

Bekijk hoe je een exploitatiebegroting maakt.