Btw-nummer opzoeken: zo doe je dat snel en correct

Heb je je eigen btw-nummer nodig voor je administratie? Of wil je het btw-nummer van een klant controleren voordat je een factuur maakt? Hier lees je waar je die gegevens snel terugvindt en hoe je voorkomt dat je fouten maakt op je factuur. 

Wat is een btw-nummer? 

Als ondernemer heb je twee btw-nummers. Die gebruik je voor verschillende dingen:

• Btw-identificatienummer (btw-id)
  Zet je op je facturen en website. Je gebruikt het in contact met klanten en leveranciers. Formaat: NL123456789B01.
• Omzetbelastingnummer
  Gebruik je alleen in communicatie met de Belastingdienst. Formaat: 111234567B01.

Vooral voor zzp’ers is dit verschil sinds 2020 belangrijk. Het oude btw-nummer bevatte je BSN. Vanwege privacyrisico’s heeft de Belastingdienst toen het btw-id zonder BSN ingevoerd.

Je eigen btw-nummer opzoeken 

Btw-nummer kwijt? Je vindt het makkelijk terug via de Belastingdienst:

1. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met je DigiD.
2. Klik op ‘Btw’.
3. Kies ‘Btw-identificatienummer’.

Je ziet direct je btw-id en omzetbelastingnummer. Handig als je snel een factuur wilt maken.

Btw-nummer van een klant of leverancier vinden 

Je kunt btw-nummers niet zomaar opzoeken in een openbare database – dat voorkomt misbruik. Maar er zijn wél andere manieren:

• Check de website van het bedrijf (vaak bij de contactgegevens).
• Kijk op eerder ontvangen offertes of facturen.
• Vraag het btw-nummer direct aan je contactpersoon. 

Btw-nummers controleren: zo werkt het 

Werk je met bedrijven in andere EU-landen? Dan moet je hun btw-nummer controleren als je het 0%-tarief wilt gebruiken. Dat doe je via het VIES-systeem van de Europese Commissie:

1. Kies het land van je klant (bijv. DE voor Duitsland).
2. Vul het btw-nummer in (zonder landcode).
3. Klik op ‘Verificatie’.

Is het nummer geldig? Dan zie je direct de bedrijfsgegevens. Maak een screenshot of PDF als bewijs – handig als de Belastingdienst er later naar vraagt.

Waarom controle zo belangrijk is 

Wil je het 0%-tarief toepassen bij handel binnen de EU? Dan moet je aantonen dat je klant btw-plichtig is. Is het btw-nummer ongeldig of controleer je het niet? Dan moet je alsnog Nederlandse btw rekenen – en loop je risico op een naheffing.

De Belastingdienst mag tot zeven jaar terug bewijs opvragen. Goed vastleggen is dus geen overbodige luxe.

Btw-nummer op je factuur: verplicht 

Op elke factuur moet je btw-id staan. Vergeet daarnaast deze gegevens niet:

• Je bedrijfsnaam en adres
• Bij EU-handel: het btw-id van je klant
• De factuurdatum en het factuurnummer
• Een duidelijke omschrijving van je producten of diensten

Met het Knab Boekhoudpakket staan al deze gegevens automatisch op je facturen. Zo voorkom je fouten én bespaar je tijd.

Nog geen btw-nummer? Zo werkt het

Ben je net gestart met ondernemen? Dan krijg je binnen twee weken na je KVK-inschrijving twee brieven van de Belastingdienst: één met je btw-id en één met je omzetbelastingnummer. De Belastingdienst bepaalt op basis van je inschrijving of je btw-plichtig bent.

Wil je je btw-nummer wijzigen, bijvoorbeeld door een andere rechtsvorm? Geef dat eerst door aan de KVK. De Belastingdienst past je nummer daarna automatisch aan.