Balans opstellen: zo krijg je als ondernemer grip op je geld

Een balans geeft je in één oogopslag inzicht in je financiële gezondheid. Wat bezit je? Wat zijn je schulden? En hoe stel je zo’n overzicht eigenlijk op? In dit artikel lees je hoe je een balans maakt en wat je eraan hebt als ondernemer.

Wat is een balans eigenlijk? 

Een balans is een momentopname van je financiële situatie. Je ziet precies wat je bezit (activa) en hoe je dat hebt gefinancierd (eigen vermogen en schulden, oftewel passiva). De balans bestaat uit twee kanten die altijd in evenwicht zijn:

• Links (debet): je bezittingen
• Rechts (credit): je schulden en eigen vermogen

Het totaal van je activa is dus altijd gelijk aan je passiva plus je eigen vermogen – vandaar de naam balans.

Moet je als zzp'er een balans opstellen? 

Ja. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een balans op te nemen in je jaarrekening. Ook zzp’ers moeten dit doen. De Belastingdienst gebruikt de balans om je aangifte te controleren.

Maar eerlijk is eerlijk: het is niet alleen verplicht, het is vooral ook handig. Je ziet in één overzicht hoe je bedrijf ervoor staat. Wat bezit je precies? Wat heb je geleend? Hoeveel is er van jou? En als je ooit een financiering aanvraagt, bijvoorbeeld voor een investering, dan vraagt de bank ook om een recente balans. Ook bij belangrijke keuzes – zoals het kopen van apparatuur of aannemen van werk – helpt het om te weten hoeveel ruimte je hebt.

Activa en passiva: de bouwstenen van je balans 

Activa (linkerkant) 

Dit zijn je bezittingen. Je verdeelt ze in:

• Vaste activa: zoals gebouwen, vervoermiddelen, machines en inventaris
• Vlottende activa: zoals voorraad, openstaande facturen (debiteuren) en geld op je zakelijke rekening

Passiva (rechterkant) 

Dit is hoe je die bezittingen hebt gefinancierd. Je verdeelt dit in:

• Eigen vermogen: je eigen inbreng en ingehouden winst
• Vreemd vermogen: geld dat je hebt geleend, zoals hypotheken of openstaande rekeningen

Zo stel je zelf een balans op 

Een balans maken is minder ingewikkeld dan het lijkt. Je begint met het kiezen van een peildatum – meestal is dat 31 december. Op die datum bekijk je wat je allemaal bezit en hoeveel dat waard is. Vervolgens zet je op een rij wat je op dat moment nog moet betalen en hoeveel geld je hebt geleend. Het verschil tussen die twee is je eigen vermogen.

Daarna verdeel je alle posten over de juiste onderdelen van de balans. Wat is vaste activa, wat is vlottend? Gaat het om lang of kort vreemd vermogen? Als je alles netjes hebt ingevuld, tel je beide kanten op. Zijn de totalen gelijk, dan klopt je balans.

Het is slim om je balans niet alleen aan het einde van het jaar op te stellen. Je financiële situatie verandert voortdurend. Door je balans regelmatig bij te werken, houd je beter overzicht én kun je sneller bijsturen als dat nodig is.

Praktisch voorbeeld van een balans 

Hier zie je hoe een balans er in de praktijk uitziet: 

Balans vs. winst- en verliesrekening: wat is het verschil? 

Veel ondernemers halen deze twee door elkaar, en dat is niet zo gek – ze horen namelijk bij elkaar. Toch tonen ze iets anders.

De balans laat op één specifiek moment zien waar je bedrijf financieel staat: wat je bezit en wat je nog moet betalen. Het is als het ware een foto van je bezittingen en schulden.

De winst- en verliesrekening kijkt juist naar een hele periode – bijvoorbeeld een jaar – en laat zien hoeveel je hebt verdiend, en wat je hebt uitgegeven. Denk aan omzet, kosten en winst.

Zie het zo: de winst- en verliesrekening laat zien wat er is gebeurd, en de balans toont wat daarvan is overgebleven. Samen geven ze een compleet beeld van je financiële situatie.

Veelgestelde vragen over het opstellen van een balans 

Hoe weet ik of mijn balans klopt? 

Tel alle bedragen op de linkerkant (activa) bij elkaar op. Doe hetzelfde aan de rechterkant (passiva + eigen vermogen). Die twee totalen moeten precies gelijk zijn. Is dat niet zo? Dan zit er ergens een foutje in je cijfers.

Hoe lang moet ik mijn balans bewaren? 

De Belastingdienst verwacht dat je je administratie, inclusief je balansen, 7 jaar bewaart. Gaat het om onroerend goed, dan is dat zelfs 10 jaar.

Kan een boekhouder mijn balans opstellen? 

Absoluut. Een boekhouder kan je balans opstellen, controleren en uitleggen – inclusief alle fiscale termen die daarbij horen. Zo houd jij meer tijd over voor je onderneming.

Hoe verandert je eigen vermogen?

Je eigen vermogen is een belangrijke graadmeter voor de gezondheid van je bedrijf. Het laat zien hoeveel je waard bent als je alle schulden van je bezittingen aftrekt. En dat bedrag verandert continu.

Maak je winst? Dan stijgt je eigen vermogen. Maar als je verlies lijdt, of geld uit je bedrijf haalt, dan daalt het. Ook afschrijvingen op bedrijfsmiddelen hebben invloed.

Door je balans elk jaar te vergelijken met die van het jaar ervoor, zie je precies hoe je eigen vermogen zich ontwikkelt. En dat geeft waardevolle inzichten voor de toekomst van je bedrijf.