Balans opstellen: zo krijg je grip op je bedrijf

Een balans laat op één bepaald moment zien wat je onderneming bezit en hoe die bezittingen zijn gefinancierd. Je ziet bijvoorbeeld hoeveel geld er op de bank staat, wat klanten nog moeten betalen en welke schulden je hebt.

Daarmee is de balans meer dan een verplicht onderdeel van je administratie. Je kunt er ook de financiële gezondheid van je bedrijf mee beoordelen.

In het kort

Een balans heeft twee kanten. Bij de activa staan je bezittingen. Bij de passiva staan het eigen vermogen en je schulden. De totalen van beide kanten zijn altijd gelijk.

De balans is een momentopname. Een winst-en-verliesrekening laat juist zien wat je gedurende een periode hebt verdiend en uitgegeven.

Wat staat er op een balans?

Activa: de bezittingen

Bij de activa staan de zaken waar je onderneming over beschikt.

Vaste activa zijn bezittingen die je meerdere jaren gebruikt, zoals machines, inventaris, een bedrijfsauto of een zakelijke laptop.

Vlottende activa veranderen sneller. Denk aan voorraad, openstaande klantfacturen en vooruitbetaalde kosten.

Liquide middelen zijn het geld in kas en op je zakelijke bankrekening.

Passiva: eigen vermogen en schulden

De passiva laten zien hoe je bezittingen zijn gefinancierd.

Het eigen vermogen is het deel dat van jou of de eigenaren van de onderneming is. Bij een eenmanszaak verandert dit door winst, verlies, privéstortingen en privéonttrekkingen.

Vreemd vermogen bestaat uit schulden. Langlopende schulden hebben meestal een looptijd langer dan één jaar. Kortlopende schulden zijn bijvoorbeeld openstaande leveranciersfacturen, te betalen btw en aflossingen die binnenkort vervallen.

Hoe stel je een balans op?

Begin met een vaste peildatum, bijvoorbeeld 31 december. Neem daarna alle bezittingen en schulden op die op die datum bij de onderneming horen.

Gebruik de actuele boekwaarde van bedrijfsmiddelen, de werkelijke saldi van bank en kas en de nog openstaande bedragen van klanten en leveranciers.

Bereken vervolgens het eigen vermogen als sluitpost:

activa − schulden = eigen vermogen

Maak je voor het eerst een balans? Bekijk dan ook hoe je een beginbalans opstelt.

Voorbeeld van een eenvoudige balans

Een ondernemer heeft op 31 december:

• € 8.000 op de zakelijke rekening;
• een laptop en inventaris met een gezamenlijke boekwaarde van € 2.000;
• € 3.000 aan openstaande klantfacturen;
• € 1.500 aan leveranciersschulden;
• een zakelijke lening van € 4.000.

De activa bedragen samen € 13.000. De schulden bedragen € 5.500. Het eigen vermogen is daardoor € 7.500.

De totale passiva zijn vervolgens eveneens € 13.000.

Wat is het verschil tussen een balans en resultatenrekening?

De balans toont je financiële positie op één datum.

De resultatenrekening, ook wel winst-en-verliesrekening genoemd, toont je omzet en kosten over een periode. Het verschil tussen die opbrengsten en kosten is je winst of verlies.

Je resultaat werkt door in je balans. Winst verhoogt in beginsel het eigen vermogen. Privéopnames verlagen het eigen vermogen weer, zonder dat ze zakelijke kosten zijn.

Wat kun je uit je balans aflezen?

De balans helpt je beoordelen of je voldoende geld en snel beschikbare bezittingen hebt om kortlopende schulden te betalen.

Ook zie je hoeveel je onderneming met eigen geld of geleend geld is gefinancierd en hoeveel geld vastzit in voorraad, bedrijfsmiddelen of openstaande facturen.

Een hoge winst betekent niet automatisch dat je voldoende geld op je rekening hebt. Klanten kunnen nog moeten betalen of geld kan zijn geïnvesteerd in voorraad en apparatuur.

Hoe controleer je of je balans klopt?

Controleer eerst of het totaal van de activa gelijk is aan het totaal van de passiva.

Vergelijk daarna je banksaldo met de bankafschriften en je openstaande facturen met je debiteuren- en crediteurenadministratie. Controleer ook of voorraad en bedrijfsmiddelen nog werkelijk aanwezig zijn en of afschrijvingen correct zijn verwerkt.

Een balans kan boekhoudkundig in evenwicht zijn terwijl een afzonderlijk bedrag toch onjuist is. Kijk daarom verder dan alleen de twee gelijke eindtotalen.

Is een balans verplicht voor een eenmanszaak?

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting? Dan vul je in je aangifte een balans en winst-en-verliesrekening in.

Je hoeft als eenmanszaak doorgaans geen jaarrekening bij KVK te deponeren. Je moet wel een administratie bijhouden waarmee je de cijfers in je belastingaangifte kunt onderbouwen.