Zo stel je als zzp’er een effectieve betalingsherinnering op

Je levert als zzp’er een dienst of product en verwacht daar netjes voor betaald te worden. Maar wat als je klant de betalingstermijn overschrijdt? Dan is een betalingsherinnering sturen de volgende stap. Hoe zorg je dat die vriendelijk, professioneel én effectief is? In dit artikel lees je er meer over.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering? 

Een onbetaalde factuur kan verschillende redenen hebben. Misschien is je klant het vergeten of is er iets fout gegaan. Wat de reden ook is, het is slim om op tijd actie te ondernemen en verschillende herinneringen te sturen. 

• Een dag na de vervaldatum – Controleer eerst of de betaling niet alsnog is binnengekomen. Is dat niet zo? Stuur dan je eerste betalingsherinnering. 
• Een week na de eerste herinnering – Nog steeds geen reactie? Stuur dan een tweede herinnering. 
• Twee tot drie weken na de vervaldatum – Verstuur een laatste herinnering. Hierin geef je aan dat je verdere stappen onderneemt als de betaling uitblijft. 

Blijf professioneel en zakelijk in je communicatie. De meeste klanten willen echt wel betalen, maar hebben soms een extra duwtje nodig.

Zo stel je een professionele betalingsherinnering op 

Een effectieve betalingsherinnering is kort, duidelijk en vriendelijk. 

1. Schrijf een duidelijke onderwerpregel 

• "Herinnering voor factuur [factuurnummer]" 
• "Herinnering: openstaande factuur [factuurnummer]" 

2. Geef een korte introductie 

Zorg voor een duidelijke introductie, zodat je klant direct weet waarover het gaat. 

"Je factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] is nog niet betaald. Misschien is het aan je aandacht ontsnapt. Daarom ontvang je nu deze herinnering." 

3. Zet aan tot actie

Maak het de klant zo makkelijk mogelijk door de factuurgegevens te herhalen of voeg een iDEAL-betaallink toe. Zo zijn klanten sneller geneigd te betalen. 

"Het openstaande bedrag is [bedrag]. We vragen je vriendelijk om het bedrag uiterlijk op [nieuwe betalingstermijn] over te maken naar [bankrekeningnummer]."

"Je kunt het bedrag direct overmaken via de betaallink: [link]. Heb je de betaling al gedaan? Dan kun je deze herinnering negeren." 

4. Afsluiting en contactgegevens

Sluit positief af en geef de klant ruimte om contact op te nemen bij vragen: 
"Heb je vragen of is er iets onduidelijk? Laat het gerust weten. Ik help je graag!"

Wat als de klant niet reageert? 

Soms blijft het stil na meerdere herinneringen. Dit kun je dan doen: 

1. Bel je klant – Soms werkt een telefoontje beter dan een e-mail. Vraag of er een reden is voor de late betaling en maak duidelijke afspraken. 
2. Stuur een laatste aanmaning – Hierin geef je aan dat dit de laatste herinnering is en dat er mogelijk extra kosten volgen. 
3. Reken wettelijke rente en incassokosten – Wijs de klant erop dat je vanaf een bepaald moment rente en incassokosten mag rekenen. 
4. Schakel een incassobureau in – Blijft betaling uit? Dan kun je juridische stappen overwegen. 

 Meer weten over wettelijke regels rondom betalingsherinneringen? Kijk op Belastingdienst.nl of kvk.nl. 

 Hoe voorkom je betalingsproblemen in de toekomst? 

Voorkomen is beter dan genezen. Met deze tips verklein je de kans op openstaande facturen: 

• Werk met duidelijke betaaltermijnen – Zet altijd een uiterste betaaldatum op je factuur. 
• Factureer op tijd – Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald krijgt. 
• Zet een betaallink op je factuur – Facturen met een iDEAL-betaallink worden sneller betaald. 
• Gebruik automatische herinneringen – Werk met een boekhoud­pakket dat automatisch een betalingsherinnering verstuurt. 
• Vraag om een (deel)aanbetaling – Zeker bij grote opdrachten is dit een slimme manier om risico’s te beperken.