Betalingsherinnering sturen: zo pak je het aan

Is de betalingstermijn van je factuur verstreken? Stuur dan snel een vriendelijke betalingsherinnering.

Een klant kan de factuur simpelweg over het hoofd hebben gezien of wachten op een aangepaste factuur. Door eerst persoonlijk en duidelijk te reageren, is een formeel incassotraject vaak niet nodig.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Stuur de eerste herinnering enkele dagen nadat de betalingstermijn is verstreken.

Controleer vóór verzending of de factuur naar het juiste e-mailadres is gestuurd, alle verplichte gegevens bevat en aansluit op de gemaakte afspraken. Kijk ook of de betaling niet inmiddels is ontvangen.

Je kunt een goede zakelijke relatie eventueel eerst bellen. Bevestig gemaakte betaalafspraken daarna per e-mail.

Wat zet je in een betalingsherinnering?

Maak direct duidelijk om welke factuur het gaat. Noem het factuurnummer, bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betaaldatum.

Voeg de factuur opnieuw toe en vermeld het rekeningnummer of een directe betaallink. Houd de toon vriendelijk en zakelijk. Beschuldig de klant niet en dreig in een eerste herinnering niet meteen met juridische stappen.

Voorbeeld eerste betalingsherinnering

Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer]

Hoi [naam],

Volgens mijn administratie staat factuur [factuurnummer] van [bedrag] nog open. De betalingstermijn liep af op [datum].

Misschien is de factuur aan je aandacht ontsnapt. Wil je het bedrag uiterlijk [nieuwe datum] overmaken op [rekeningnummer], onder vermelding van het factuurnummer?

Ik heb de factuur voor de zekerheid opnieuw toegevoegd. Heb je al betaald of klopt er iets niet? Laat het dan gerust weten.

Groet,
[Naam]

Wanneer stuur je een tweede herinnering?

Blijft betaling uit? Stuur dan kort na de nieuwe betaaldatum een tweede, duidelijkere herinnering.

Verwijs naar de factuur en je eerdere bericht. Geef een laatste concrete termijn en kondig alleen vervolgstappen aan die je daadwerkelijk wilt nemen.

Voorbeeld tweede betalingsherinnering

Onderwerp: Tweede herinnering factuur [factuurnummer]

Hoi [naam],

Op [datum] stuurde ik je een herinnering voor factuur [factuurnummer]. Het openstaande bedrag van [bedrag] heb ik nog niet ontvangen.

Ik vraag je het bedrag uiterlijk [datum] over te maken op [rekeningnummer]. Als betaling opnieuw uitblijft, kan ik wettelijke rente en eventuele incassokosten in rekening brengen en de vordering uit handen geven.

Heb je een vraag over de factuur of lukt betalen op dit moment niet? Neem dan vóór de genoemde datum contact met me op.

Groet,
[Naam]

Betalingsherinnering aan een consument

Bij een consument moet je extra voorzichtig zijn voordat je incassokosten rekent.

Je moet de consument eerst een correcte kosteloze aanmaning sturen. Daarin krijgt de klant minimaal veertien dagen om alsnog zonder incassokosten te betalen. Die termijn begint op de dag na ontvangst van de brief.

Je moet ook vooraf vermelden welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt wanneer betaling uitblijft.

Een gewone vriendelijke herinnering hoeft niet direct deze formele 14-dagenbrief te zijn. Wil je daarna incassokosten rekenen? Zorg dan dat je aanmaning wel aan alle wettelijke eisen voldoet.

Betalingsherinnering aan een zakelijke klant

Bij een zakelijke klant ben je niet verplicht eerst een kosteloze 14-dagenbrief te sturen, tenzij je daarover andere afspraken hebt gemaakt.

Na het verlopen van de betalingstermijn kun je aanspraak maken op wettelijke handelsrente en een vergoeding voor invorderingskosten. Vaak is het commercieel verstandiger om eerst een normale herinnering te sturen.

In 2026 bedraagt de wettelijke handelsrente vanaf 1 juli 10,4%. Voor consumenten bedraagt de wettelijke rente sinds 1 januari 2026 4%.

Bekijk ook de wettelijke betalingstermijnen voor facturen.

Hoe houd je de herinnering vriendelijk?

Een goede betalingsherinnering is kort, concreet en makkelijk af te handelen.

Gebruik geen lange juridische tekst als dat nog niet nodig is. Geef de klant alle informatie om direct te betalen en bied ruimte om een fout of probleem te melden.

Humor kan bij een vaste klant passen, maar gebruik geen grappige of creatieve formulering als de betaling al langere tijd uitblijft of de relatie onder druk staat.

Wat als de klant daarna nog niet betaalt?

Stuur een formele aanmaning en bewaar alle communicatie. Verzamel ook je offerte, opdrachtbevestiging, factuur en bewijs dat je hebt geleverd.

Daarna kun je een betalingsregeling afspreken of een geregistreerd incassobureau, deurwaarder of advocaat inschakelen.

Lees het volledige stappenplan voor een onbetaalde factuur en wanneer je een incassobureau als zzp’er inschakelt.