Kantoor aan huis: regels en aftrekbare kosten

Een kantoor aan huis is voor veel zzp’ers een logische keuze. Je hebt geen reistijd, bespaart op de huur van bedrijfsruimte en kunt vaak snel beginnen.

Toch mag je de kosten van een werkkamer niet automatisch aftrekken. Ook kunnen je gemeente, verhuurder, hypotheekverstrekker en verzekeraar voorwaarden stellen. In dit artikel lees je wat je moet controleren.

Mag je een kantoor aan huis beginnen?

In veel gevallen mag je vanuit huis werken. Dat geldt vooral als je werkzaamheden weinig invloed hebben op je woning en omgeving, bijvoorbeeld wanneer je vooral achter een laptop werkt.

Controleer wel altijd:

• het omgevingsplan van je gemeente;
• of je je bedrijf aan huis moet melden;
• of je een vergunning nodig hebt;
• je huurcontract of hypotheekvoorwaarden;
• de voorwaarden van een eventuele Vereniging van Eigenaars;
• of klanten aan huis ontvangen is toegestaan.

Je woning moet meestal vooral een woning blijven. Zorg daarom dat je bedrijf geen grote overlast veroorzaakt door bijvoorbeeld verkeer, geluid, geur, opslag of reclame.

Een uitgebreider overzicht vind je op onze pagina over een eigen bedrijf starten vanuit huis.

Is een kantoor aan huis aftrekbaar?

Meestal niet. Een bureau in de woonkamer, een werkplek op zolder of een slaapkamer die je als kantoor gebruikt, is doorgaans geen fiscaal zelfstandige werkruimte.

Om kosten van je kantoor aan huis te kunnen aftrekken, moet je werkruimte meestal voldoen aan twee toetsen:

• de zelfstandigheidstoets;
• de inkomenstoets.

De werkruimte moet zelfstandig zijn 

Je kantoor moet duidelijk losstaan van de rest van je woning. De Belastingdienst kijkt onder meer of de ruimte:

• een eigen ingang of opgang heeft;
• eigen sanitaire voorzieningen heeft;
• in theorie aan iemand anders verhuurd kan worden.

Een gewone werkkamer die alleen via je woning bereikbaar is, voldoet hier meestal niet aan.

Je moet voldoende inkomen vanuit de ruimte verdienen

Vervolgens kijkt de Belastingdienst hoeveel van je inkomen je in of vanuit de werkruimte verdient.

Heb je geen andere werkruimte? Dan moet je minimaal 30% van je totale inkomen in de werkruimte verdienen én minimaal 70% in of vanuit die ruimte verdienen.

Heb je daarnaast ergens anders een werkruimte? Dan moet je minimaal 70% van je totale inkomen verdienen in de werkruimte thuis.

Werk je veel bij klanten of op andere locaties? Dan voldoe je mogelijk niet aan deze inkomenstoets, ook als je thuis een aparte kantoorruimte hebt.

Wil je precies weten wat in jouw situatie geldt? Gebruik dan het hulpmiddel Werkruimte van de Belastingdienst.

Welke kosten van een kantoor aan huis zijn aftrekbaar?

Voldoet je werkruimte aan de voorwaarden? Dan mag je mogelijk een zakelijk deel van kosten aftrekken, zoals:

• huur of andere huisvestingskosten;
• energie;
• schoonmaak en onderhoud;
• verzekeringen die bij de ruimte horen;
• inrichting van de zelfstandige werkruimte.

Welke kosten precies aftrekbaar zijn, hangt onder meer af van de vraag of je woning gehuurd of gekocht is en hoe de ruimte fiscaal wordt behandeld.

Voldoet je werkruimte niet aan de voorwaarden? Dan zijn woonkosten zoals huur, hypotheekrente, verwarming en de inrichting van de kamer meestal niet aftrekbaar als kosten van je werkruimte.

Zakelijke uitgaven die losstaan van de kamer worden afzonderlijk beoordeeld. Denk bijvoorbeeld aan een zakelijke laptop, software, vakliteratuur, kantoorartikelen of het zakelijke deel van je telefoon- en internetgebruik.

Lees voor de volledige fiscale uitleg dit artikel. Gebruik je je privéverbinding ook voor je onderneming? Bekijk dan welk deel van je internetkosten zakelijk aftrekbaar is.

Heb je een vergunning nodig voor een kantoor aan huis?

Dat verschilt per gemeente en per soort onderneming. Controleer in het Omgevingsloket of jouw activiteiten passen binnen het omgevingsplan.

Past je bedrijf binnen de regels? Dan moet je het meestal alleen melden. Soms heb je een onttrekkingsvergunning of omgevingsvergunning nodig, bijvoorbeeld als:

• je een groot deel van de woning zakelijk gebruikt;
• je de woning gaat verbouwen;
• klanten regelmatig langskomen; je personeel vanuit huis laat werken;
• je activiteiten overlast kunnen veroorzaken;
• je producten verkoopt of veel voorraad opslaat.

Ga niet automatisch uit van wat bij een andere ondernemer of in een andere gemeente is toegestaan. Lokale regels kunnen verschillen.

Controleer je verzekeringen 

Een particuliere woon- of aansprake­lijk­heids­ver­zekering dekt zakelijke schade niet altijd. Meld daarom bij je verzekeraar dat je vanuit huis onderneemt.

Controleer bijvoorbeeld de dekking voor:

• zakelijke apparatuur en voorraad;
• schade door brand, water of diefstal;
• schade aan klanten of bezoekers;
• schade die je tijdens je werk veroorzaakt;
• werkzaamheden van personeel aan huis.

Welke verzekering nodig is, hangt af van je beroep en risico’s. Bekijk welke zakelijke verzekeringen bij jouw onderneming passen.

Voordelen en nadelen van een kantoor aan huis

Voordelen

• Je bespaart huur en reistijd.
• Je kunt klein en flexibel beginnen.
• Je hebt je spullen en administratie bij de hand.
• Je kunt werkuren makkelijker indelen.

Nadelen

• Werk en privé lopen sneller door elkaar.
• Niet alle woonkosten zijn aftrekbaar.
• Je hebt mogelijk minder ruimte of rust.
• Klanten ontvangen kan lastig of niet toegestaan zijn.
• Je woonadres kan ook je zakelijke adres worden.

Bepaal daarom niet alleen wat goedkoop is, maar ook welke werkplek bij je klanten, werkzaamheden en gewenste werk-privébalans past.

Checklist kantoor aan huis

Controleer voordat je begint:

1. Past je bedrijf binnen het omgevingsplan?
2. Moet je je onderneming bij de gemeente melden?
3. Heb je toestemming nodig van je verhuurder, hypotheekverstrekker of VvE?
4. Is je werkruimte fiscaal zelfstandig?
5. Voldoe je aan de inkomenstoets?
6. Welke kosten zijn werkelijk zakelijk?
7. Dekt je verzekering zakelijk gebruik van je woning?
8. Kun je werk en privé praktisch gescheiden houden?